บทที่ 6 จดหมายเวียน

Mail Merge (จดหมายเวียน)

จดหมายเวียน ก็คือการทำจดหมายหลาย ๆ ฉบับโดยมีเนื้อความเหมือนกัน แต่มีชื่อและที่อยู่ของผู้รับที่ไม่เหมือนกันเท่านั้น ซึ่งแทนที่จะต้องพิมพ์จดหมายแต่ละฉบับสำหรับผู้รับแต่ละราย ก็เพียงแต่สร้างไฟล์ที่เก็บชื่อและที่อยู่ไว้ก่อน และสร้างไฟล์ที่เก็บข้อความในจดหมายไว้อีกไฟล์หนึ่งแยกจากกัน แล้วจึงนำข้อมูลทั้งสองไปรวมหรือผนวกกัน ทำให้ได้จดหมายที่มีรูปแบบและข้อความที่เหมือนกันหมด เว้นแต่ชื่อและที่อยู่ของผู้รับเท่านั้น เมื่อต้องการทำจดหมายเวียนในลักษณะนี้อีก ก็เพียงสร้างไฟล์ที่เก็บข้อความในจดหมายใหม่ แล้วนำไฟล์รายชื่อของผู้รับที่ได้สร้างไว้แล้วมาใช้อีก ช่วยทำให้ทำงานเร็วขึ้น

องค์ประกอบของจดหมายเวียน

1) เอกสารหลัก (Main document) คือเอกสารที่เริ่มต้นจะเป็นจดหมาย แบบฟอร์ม ข้อความอีเมล์ของจดหมาย หรือป้ายเลเบล ที่ได้กำหนดให้มีข้อความ ขนาดและรูปร่างที่เหมือนกันไว้เพื่อใช้เป็นต้นแบบของการพิมพ์จำนวนมาก
2) แหล่งข้อมูล (Data Source) คือรายชื่อและที่อยู่ของผู้รับ e-mail Address ฯลฯ ซึ่งส่วนใหญ่จะเก็บอยู่ในรูปแบบของตารางของ Word ตารางรายชื่อของ Excel ตารางฐานข้อมูลของ Access เพื่อนำมาผนวกเข้ากับตัวเอกสารหลัก เมื่อสั่งพิมพ์จดหมาย ซอง หรือป้ายเลเบล โปรแกรมจะเปลี่ยนรายชื่อในเอกสารแต่ละชุดให้โดยอัตโนมัติ

ประเภทของเอกสารหลัก

เอกสารหลัก (main document) ที่สามารถสร้างเป็นจดหมายเวียนได้ จะมีให้เลือกในขั้นตอนที่ 1 ของ Wizard หรือตัวช่วยของการสร้างจดหมายเวียน ดังนี้

1) Letters (จดหมาย) ส่งจดหมายไปยังผู้รับจำนวนมาก
2) E-mail message (ข้อความอีเมล์) ส่งข้อความแบบอีเมลไปยังรายชื่อผู้รับ
3) Envelopes (ซองจดหมาย) พิมพ์ชื่อ-ที่อยู่ลงบนซองจดหมาย
4) Labels (ป้ายผนึก) พิมพ์ชื่อ-ที่อยู่ลงบนป้ายผนึก หรือฉลาก
5) Directory (ไดเรกทอรี) จะเป็นการรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ มาไว้ในเอกสาร เช่น รายชื่อสมาชิก, ที่อยู่, เบอร์โทรศัพท์

สร้างจดหมายเวียน

การทำจดหมายเวียนนั้น จะใช้ Wizard สร้างโดยจะทำไปทีละขั้นตอนตามลำดับ จะช่วยให้สร้างจดหมายเวียนได้สะดวกและง่ายขึ้น บางขั้นตอนอาจแตกต่างกันบ้างขึ้นอยู่กับว่าได้เลือกเอกสารหลักที่จะทำจดหมายเวียนเป็นประเภทใด ซึ่งมีขั้นตอนในการทำทั้งหมด 6 ขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1 ของ 6 : เลือกประเภทของเอกสาร

1) เลือก Tools (เครื่องมือ) Letters and Mallings (จดหมายและเมล) Mail Merge (จดหมายเวียน)
2) คลิกเลือกชนิดของเอกสรที่จะทำจดหมายเวียน ให้เลือก Letters (จดหมาย)
3) คลิก Next: Starting document (ถัดไป: กำลังเริ่มเอกสาร)

ขั้นตอนที่ 3 ของ 6 : สร้างฐานข้อมูลรายชื่อผู้รับ

ในขั้นตอนนี้จะกำหนดแหล่งข้อมูลผู้รับ เช่น ชื่อ ที่อยู่ ซึ่งอาจอยู่ในไฟล์ของ Excel, Access , รายชื่อผู้ที่ติดต่อด้วยของ Outlook หรือแม้แต่ไฟล์ของ Word ก็ได้เช่นเดียวกัน แต่ข้อมูลแต่ละฟีลด์จะต้องคั่นด้วยแท็บหรือเก็บอยู่ในตาราง และข้อมูลของผู้รับแต่ละคนต้องอยู่คนละบรรทัด หรืออาจเลือกวิธีสร้างฐานข้อมูลและใส่ข้อมูลลงไปใหม่ได้เลย ดังนี้

6) คลิกออปชั่น Type a new list (พิมพ์รายการใหม่)
7) คลิก Create (สร้าง) เพื่อเริ่มป้อนข้อมูลต่าง ๆ ไว้ในฐานข้อมูล (ถ้าจะสร้างรายชื่อเป็นตารางใน Word เก็บไว้ก่อนให้ดูในหัวข้อถัดไป)
8) ป้อนข้อมูลในช่องฟีลด์ต่าง ๆ เช่น ชื่อ ในช่อง FirstName และนามสกุล ในช่อง LastName และข้อมูลอื่น ๆ ของผู้รับชื่อแรก
9) คลิกปุ่ม New Entry (รายการใหม่) เพื่อป้อนรายชื่อต่อไป
10) กรอกข้อมูลผู้รับถัดไป โดยทำซ้ำขั้นที่ 8 – 9 จนกว่าจะใส่ชื่อครบ จากนั้นให้คลิกปุ่ม Close (ปิด)
11) ข้อมูลที่ป้อนไว้จะถูกเก็บไว้เป็นไฟล์ฐานข้อมูล ให้ตั้งชื่อฐานข้อมูลนี้ ซึ่งเป็นฐานข้อมูลที่ใช้กับโปรแกรม Microsoft Access (ไฟล์ชนิด .mdb) จากนั้นคลิก Save (บันทึก)
12) โปรแกรมจะแสดงรายชื่อทั้งหมดที่ได้ป้อนไว้ ให้คลิกเครื่องหมายถูก หน้าชื่อเพื่อเลือกสร้างจดหมายส่งให้ชื่อนั้น หรือคลิกซ้ำเพื่อไม่เลือก (ถ้าจะย้ายคอลัมน์ ให้คลิกลากเมาส์ตรงชื่อคอลัมน์ที่จะย้าย แล้วนำไปปล่อยท้ายคอลัมน์ที่ต้องการ)
13) คลิก OK (ตกลง)
14) คลิก Next: Write your letter (ถัดไป: โปรดเขียนจดหมายของคุณ)

ขั้นตอนที่ 4 ของ 6 : วางองค์ประกอบในจดหมาย

ในขั้นตอนนี้ถ้ายังไม่ได้สร้างจดหมาย ให้เริ่มเขียน โดยเว้นที่ใส่ชื่อ-ที่อยู่ของผู้รับไว้
15) คลิกเมาส์ตรงตำแหน่งที่จะใส่ข้อมูลของผู้รับ ในตัวอย่างจะใส่ ชื่อหน่วยงานผู้รับ
16) คลิกที่ Address block (ช่องที่อยู่)
17) เลือกรูปแบบการจัดวางชื่อ
18) คลิก OK (ตกลง)
19) คลิกเมาส์ตรงที่จะใส่ข้อมูลของผู้รับในจุดอื่น ในตัวอย่างจะใส่คำนำหน้าชื่อ ชื่อ-นามสกุลของผู้รับ

20) คลิกที่ More items (รายการเพิ่มเติม) เพื่อเลือกใส่เฉพาะข้อมูลที่ต้องการเพิ่มเข้าไป

21) คลิกในชื่อฟีลด์ข้อมูลที่ต้องการใส่
22) คลิกปุ่ม Insert (แทรก)
23) ทำซ้ำขั้นตอนที่ 20 – 22 เมื่อใส่ข้อมูลที่ต้องการจนครบ ให้คลิกปุ่ม Close (ปิด)
24) จัดระยะห่างของแต่ละข้อมูล หรือแยกไว้คนละบรรทัด รวมทั้งเลือกฟอนต์ (Font) หรือขนาด (Size) ตามต้องการ (ถ้าต้องการลบข้อมูลที่ใส่ไว้ ให้เลือกข้อมูลนั้นแล้วกด Delete (ลบ)
25) คลิก Next: Previews your letters (ถัดไป: แสดงภาพตัวอย่างจดหมายของคุณ) เพื่อไปยังขั้นตอนต่อไป เพื่อดูตัวอย่างจดหมาย

สร้างรายชื่อด้วยตารางของ Word

ที่ผ่านมานั้นใช้รายชื่อจากที่สร้างมาใหม่ และบันทึกเป็นฐานข้อมูลของ Access แต่สามารถสร้างชื่อ-ที่อยู่ผู้รับขึ้นมาด้วยโปรแกรม Word เองโดยเก็บข้อมูลในรูปแบบของตารางได้

• แถวแรกของตารางต้องกำหนดเป็นชื่อฟีลด์ (เขตข้อมูล) ที่ใช้แยกรายการข้อมูล
• ข้อมูลชื่อ-ที่อยู่ 1 รายการ (1 ระเบียน) จะเก็บอยู่ในแถวเดียวกันตามชื่อฟีลด์จากซ้ายไปขวา

ขั้นตอนที่ 3 : เลือกชื่อ-ที่อยู่

ขั้นตอนต่าง ๆ ในการการสร้างจดหมายเวียนจะเหมือนกับตัวอย่างที่เคยทำก่อนหน้านี้ ยกเว้นใน ขั้นตอน 3 ใน 6) ต้องเลือกเป็น Use and existing list (ใช้รายการที่มีอยู่) เพื่อไปเลือกไฟล์รายชื่อที่ได้บันทึกไว้ในขั้นตอนที่ 5 – 7 ที่ผ่านมา

ขั้นตอนที่ 4 : แทรกฟีลด์รายชื่อ

เนื่องจากฟีลด์ข้อมูลที่สร้างขึ้นมานั้น สามารถกำหนดชื่อเองโดยไม่ใช้ชื่อมาตรฐานที่โปรแกรมได้เตรียมไว้ เมื่อต้องการวางฟีลด์จะใช้คำสั่ง More Items (รายการเพิ่มเติม) เพื่อวางข้อมูลทีละฟีลด์ หือจะใช้วิธี “Match Fields” (จับคู่ฟีลด์ให้ตรงกัน) ให้ตรงกับชื่อของโปรแกรมก่อนแล้วจึงสามารถวางแบบ Address Block (ช่องที่อยู่) ทีเดียวทั้งหมด เช่นเดียวกับตัวอย่างที่ผ่านมาได้
ในตัวอย่างนี้ จะวางทีละชื่อด้วยคำสั่ง More Items (รายการเพิ่มเติม) ดังขั้นตอนที่ 17 – 20 และทำขั้นตอนที่ 17 – 20 ซ้ำจนกว่าจะได้ชื่อฟีลด์ข้อมูลครบตามต้องการ
ชื่อฟีลด์ที่แทรกลงในเอกสารหลักจะแสดงอยู่ในเครื่องหมาย <> เช่น <> เมื่อคลิกที่ชื่อฟีลด์จะปรากฏแถบสีเทาขึ้น หากมีการใช้คำสั่งจัดรูปแบบให้กับชื่อฟีลด์ เช่น เปลี่ยนขนาด หรือสีตัวอักษร ก็จะมีผลกับการแสดงข้อมูลที่อยู่ภายในโดยอัตโนมัติ

แก้ไขจดหมายเวียน

เมื่อสร้างจดหมายเวียนเสร็จแล้ว จะปรากฏแถบเครื่องมือชุด Mail Merge (จดหมายเวียน) แสดงขึ้นมาในเอกสาร เพื่อใช้ในการจัดการกับจดหมายเวียน เช่น แสดงข้อมูล เลื่อนเรคอร์ด แก้ไขรายชื่อ ระบุหมายเลขเรคอร์ด เป็นต้น หากไม่มีเครื่องมือนี้ให้คลิกขวาบนเครื่องมือใด ๆ แล้วคลิกเลือก Mail Merge (จดหมายเวียน)

แก้ไขชื่อที่อยู่

1) คลิกปุ่ม Mail Merge Recipients (ผู้รับจดหมายเวียน)
2) ในไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Mail Merge Recipients (ผู้รับจดหมายเวียน) เลือกการแก้ไข
• Select All (เลือกทั้งหมด) เลือกรายการทั้งหมด
• Clear All (ล้างทั้งหมด) ยกเลิกการเลือกรายการทั้งหมด
• Find… (ค้นหา…) ค้นหาข้อมูลในรายชื่อ
• Edit… (แก้ไข…) แก้ไขข้อมูลในชื่อที่เลือก
• Validate (ตรวจสอบความถูกต้อง) ตรวจสอบความถูกต้องของชื่อ-ที่อยู่ผู้รับ

สร้างซองจดหมายเวียน

การพิมพ์ซองจดหมายจำนวนมาก สามารถทำได้เหมือนการสร้างจดหมายเวียน แต่ในขั้นตอนที่ 1 ให้เลือกเอกสารหลักเป็น Envelops (ซองจดหมาย) และในขั้นตอนที่ 2 เลือกขนาดของซองจดหมาย และวิธีการใส่ซองในเครื่องพิมพ์ (ลักษณะการใส่ซองของตัวเลือกการพิมพ์ อาจแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับเครื่องพิมพ์และรุ่นของเครื่องพิมพ์ที่ใช้อยู่) ขั้นตอนอื่น ๆ จะคล้ายกัน

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s