บทที่ 2 การจัดแต่งเอกสาร

การจัดแต่งเอกสาร
การจัดแต่งเอกสาร เพื่อเอกสารดูน่าสนใจขึ้น โดยดูให้เหมาะสมกับการใช้งาน เช่น เป็นทางการ หรือไม่เป็นทางการ เป็นต้น

เปลี่ยนฟอนต์ ขนาดตัวอักษร
ฟอนต์คือรูปแบบของตัวอักษรต่างๆ ฟอนต์มีหลายแบบด้วยกัน ให้ดูที่ชื่อฟอนต์ ถ้าลงท้ายด้วย New, UPC (มาพร้อม Office) หรือขึ้นต้นด้วย PSL, JS, DB ใช้ได้กับภาษไทยและอังกฤษ ส่วนฟอนต์อื่น ๆ ใช้ได้กับภาษาอังกฤษเท่านั้น

การเปลี่ยนสีข้อความ
ข้อความที่ถูกป้อนปกติจะเป็นสีดำ ถ้ามีเครื่องพิมพ์สี หรือส่งเอกสารเป็นเมล์ไปให้ผู้อื่นเปิดอ่าน ก็อาจเปลี่ยนเป็นสีต่าง ๆ เพื่อเพิ่มสีสันและความน่าสนใจให้กับเอกสาร
หรือสามารถจัดการกับรูปแบบตัวอักษรด้วยคำสั่ง ดังนี้
1) เลือกข้อความที่ต้องการ
2) เลือกคำสั่ง Format < Font (รูปแบบ < แบบอักษร…)
3) กำหนดค่าต่าง ๆ ตามต้องการ เช่น กำหนด แบบอักษร (Font), ลักษณะแบบอักษร (Font Style), ขนาดตัวอักษร (Size), สีของตัวอักษร (Color), ลักษณะพิเศษของตัวอักษร (Effects) เป็นต้น ซึ่งจะมีช่องที่แสดงตัวอย่างของรูปแบบต่าง ๆ ที่กำหนด
4) คลิก OK (ตกลง)

ปรับระยะห่างระหว่างตัวอักษร
ปกติตัวอักษรในแต่ละแบบจะมีระยะห่างระหว่างตัวอักษรที่แน่นอน แต่บางครั้งต้องการจัดข้อความให้อยู่ในบรรทัดเดียวกัน ทำได้ดังนี้

1) เลือกข้อความที่จะปรับระยะหว่างตัวอักษร
2) คลิกขวาตรงข้อความนั้นแล้วเลือก Font (แบบอักษร) หรือเลือก Format (รูปแบบ)Font (แบบอักษร)
3) คลิกแท็บ Character Spacing (ระยะห่างตัวอักขระ)
4) ที่ช่อง Spacing (ระยะห่าง) คลิกเลือกประเภทระยะห่าง ดังนี้
• Normal (ปกติ) ระยะปกติเดิมซึ่งเป็นค่าพื้นฐาน
• Condensed (บีบ) จะบีบระยะห่างระหว่างตัวอักษรเข้ามาตามระยะที่กำหนดในช่อง By (ขนาด) ลองกำหนดค่า จากน้อยไปมาก เช่น 0.2, 0.3 ค่ายิ่งสูงระยะตัวอักษรจะบีบมากขึ้น
• Expanded (ขยาย) จะขยายระยะห่างระหว่างตัวอักษรออกตามระยะที่กำหนดในช่อง By (ขนาด) ลองกำหนดค่า จากน้อยไปมาก เช่น 1.1, 1.2 ค่ายิ่งสูงระยะตัวอักษรจะห่างมากขึ้น
5) คลิกปุ่มคำสั่ง OK (ตกลง)
การจะบีบ หรือขยาย ให้ดูสมดุลย์ ความสวยงาม ของเอกสารด้วย มีประโยชน์สำหรับการพิมพ์เอกสารที่ต้องการความสวยงาม ถูกต้อง ในเรื่องของการตัดคำ เช่น หนังสือราชการ

วิธีใส่สัญลักษณ์แปลกๆ
ฟอนต์บางฟอนต์ไม่แสดงเป็นตัวอักษร แต่จะแสดงเป็นรูปภาพหรือสัญลักษณ์ต่าง ๆ แทน เช่น เครื่องหมาย ,หรือแม้แต่ฟังก์ชั่นทางคณิตศาสตร์ เป็นต้น สามารถทำได้ดังนี้
1) คลิกตรงตำแหน่งที่จะแทรกสัญลักษณ์พิเศษ
2) เลือกคำสั่ง Insert (แทรก) < Symbol (สัญลักษณ์)
3) บนแท็บ Symbols (สัญลักษณ์) คลิกเลือก Font (แบบอักษร) เพื่อแสดงรายชื่อฟอนต์ คลิกเลือกฟอนต์ที่ต้องการ
4) คลิกเลือกสัญลักษณ์ที่จะใช้
5) คลิกปุ่ม Insert (แทรก) เพื่อแทรกสัญลักษณ์ที่เลือกไว้
6) คลิก Close (ปิด)

ปรับช่องว่างระหว่างบรรทัดและย่อหน้า
การปรับระยะห่างระหว่างบรรทัดและย่อหน้านั้น ช่วยให้เอกสารนั้นอ่านได้สบายตาขึ้น โดยส่วนใหญ่จึงมักจะปรับระยะห่างระหว่างย่อหน้าให้กว้างกว่าระยะห่างระหว่างบรรทัดปกติ นอกจากนี้เอกสารที่มีความจำเป็นต้องจัดให้อยู่ในหน้าเดียวกัน หรือถ้าจะขึ้นหน้าใหม่ก็ไม่สวยงาม

• At least (อย่างน้อย) อย่างน้อยต้องห่างเท่ากับค่าที่กำหนดในช่อง At (ขนาด) ถ้า Word ลองคำนวณความสูงให้แล้วน้อยกว่านี้ จะได้ค่านี้แทน
• Exactly (ค่าแน่นอน) กำหนดความสูงเท่ากับค่าที่อยู่ในช่อง At (ขนาด) ถ้าตัวอักษรใดสูงเกินก็จะแหว่งหายไป ถ้าใช้ฟอนต์ภาษาไทยควรเพิ่มอย่างน้อยอีก 2 พ. จากขนาดตัวอักษร เช่นถ้าใช้ตัวอักษรขนาด 14 พ. ควรกำหนดความสูงแต่ละบรรทัดเป็น 16 พ.
• Multiple (หลายบรรทัด) ความสูงที่สูงเป็นจำนวนเท่าของบรรทัดที่กำหนด เช่น 3 บรรทัด (คือความสูงเป็น 3 เท่าของปกติ)
5) คลิกปุ่มคำสั่ง OK (ตกลง)

ตีเส้นกรอบและแรเงา (Border & Shading)
การใส่กรอบหรือสีให้กับย่อหน้าใดนั้น เพื่อให้ย่อหน้านั้นเด่น หรือดูแยกออกมาจากเนื้อหาที่มี เช่น การอธิบายเพิ่มเติม เป็นต้น

คลิกเมาส์ในย่อหน้าที่ต้องการตีกรอบ
1) เลือกคำสั่ง Format (รูปแบบ)Borders and Shading (เส้นขอบและแรเงา)
2) คลิกแท็บ Border (เส้นขอบ) เพื่อกำหนดลักษณะและขนาดของเส้น
3) คลิกแท็บ Shading (แรเงา) เพื่อเลือกสีและลวดลาย
4) OK (ตกลง)

การตั้งตำแหน่ง Tab
แท็บ (Tab) คือตำแหน่งที่เคอร์เซอร์จะย้ายไปอยู่ทันทีที่กดคีย์ Tab คลิกเมาส์เพื่อจัดข้อความเป็นหลาย ๆ คอลัมภ์ ในตำแหน่งที่ตรงกันพอดีโดยไม่ต้องเคาะวรรค ซึ่งปกติ Word จะตั้งแท็บที่ทุก ๆ ครึ่งนิ้ว หรือ 1.27 cm แต่สามารถกำหนดตำแหน่งของแท็บใหม่ได้ และขณะเดียวกันก็เลือกว่าจะให้ข้อความที่ตำแหน่งนั้นอยู่ชิดเสมอกับด้านใด
1) คลิกเลือกรูปแบบของแท็บที่มุมซ้ายของไม้บรรทัดให้เป็น Left tab (แท็บซ้าย) ถ้าไม่เห็นไม้บรรทัดให้เลือก View (มุมมอง) 􀂾 Ruler (ไม้บรรทัด)
2) คลิกเมาส์บนไม้บรรทัดตรงตำแหน่งที่จะตั้งแท็บ
3) ทำเหมือนขั้น 1 – 2 แต่ให้เลือกรูปแบบแท็บเป็น Center tab (แท็บกึ่งกลาง)
4) ทำเหมือนขั้นตอนที่ 1-2 แต่ให้เลือกรูปแบบแท็บเป็น Right tab (แท็บขวา)
5) ทำเหมือนขั้นตอนที่ 1-3 แต่ให้เลือกรูปแบบแท็บเป็น Decimal tab (แท็บจุดทศนิยม)
6) กรอกข้อความ

การตั้งแท็บมีประโยชน์ และสามารถทำงานเร็ว และสวยงามขึ้น อาทิเช่น การพิมพ์หนังสือราชการ ในช่วงการลงท้ายหนังสือ โดยเลือกรูปแบบแท็บเป็น Center tab (แท็บกึ่งกลาง) คลิกวางลงตำแหน่งที่ต้องการ

ถ้าต้องการเปลี่ยนตำแหน่งหรือยกเลิกแท็บที่ตั้งไว้
1) คลิกเมาส์ตรงตำแหน่งของแท็บบนไม้บรรทัด คลิกค้างไว้จนเห็นเส้นจาง ๆ
2) คลิกลากเมาส์ไปทางซ้ายหรือขวาบนไม้บรรทัด ไปยังตำแหน่งใหม่ แล้วปล่อยเมาส์ ถ้าจะลบแท็บที่ตั้งไว้ ให้คลิกลากเมาส์ออกไปนอกไม้บรรทัดแล้วปล่อยเมาส์ แท็บที่ตั้งไว้จะหายไป

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s